インターネットFAXのメリット

インターネットFAXを利用することで得られるメリットには、経費削減・情報保護・顧客対応のスピード化・引っ越した場合でも番号の変更をせずに済む・・・などが挙げられます。もっともこれは、これはインターネットFAXサービス会社を利用した場合に限り・・・ですけどね。

経費削減というのは、インターネットが普及し、社員が各自仕事用のメールアドレスを所有するのが当たり前となっている昨今、FAXの利用頻度は昔と比べてかなり減ってきていると思います。しかし、だからといって、FAXの使用をやめるわけにもいきませんよね。とはいえ、利用頻度が少ないのであれば、尚更、出来る限りコストは抑えたい・・・と企業が考えるのも当然のことです。通常のFAXにかかる経費というのは、電話回線の基本料金・FAXを送信する際の電話代・FAX用紙代。・・・等が挙げられますが、インターネットFAXであれば、基本料金はかかるものの、通常のFAXと比べると半額ほど(場合によっては半額以下)まで抑えることができますし、FAXを送信する際の料金はかかりますが、その分、FAX用紙代やインク代・トナー代、その他FAX周辺の消耗品にかかる費用も不要となります。また、FAXを利用してると、FAXのリース代や減価償却費なども必要となってきますが、インターネットFAXはこれらも不要となりますし、トータル的にみると、かかる経費をかなり抑えることが可能となるのです。

情報保護では、個人情報保護法が施行されたことで、より取引先の個人情報を厳格に扱わなければならなくなりました。通常のFAXは、FAX内容が用紙に出力されるため、誰でも閲覧できる状態となっており、個人情報を保護する観点からいえば、決してそれは相応しいものではありませんでした。受信したFAX用紙を紛失してしまう可能性もありますし、他の社員が間違えて持っていってしまったり、捨てられてしまうことも無きにしも非ずです。そして、その改善策として、担当者のみがFAXを取り出すことを徹底するなどの工夫が必要となっていましたが、インターネットFAXの場合は、送信者のみが閲覧することができるため、簡単に第三者が情報を閲覧することを防ぐことができ、個人情報を保護するのに有効だと言えます。

顧客対応のスピード化というのは、外出先であっても、インターネットに接続されたパソコンや携帯電話・スマートフォンがあれば、FAXを受信することができるので、たとえオフィスにいなくても、自分宛のFAXをすぐに確認することができため、受信したFAX内容の対応も速やかに行うことができるためです。昔であれば、外出中に自分宛のFAXが届いても、オフィスに戻るまでは中身を確認することができませんでしたし、そうなれば当然、対応なども遅くなってしまいます。また、相手先は「FAXを送った」と言い、こちら側は「FAXを受信していない」でトラブルを起こしてしまうことが、それこそ昔はありましたが、インターネットFAXならばそんなことが起こることはありませんし、FAX端末が故障してしまって、FAXを受信することができなかった・・・ということもありません。

引っ越した場合でも番号の変更をせずに済む・・・というのは、IP電話の番号を利用した番号(050から始まる電話番号)を使ってインターネットFAXを利用するため、このIP電話番号は全国共通の番号となっているため、電話番号であれば番号を変更しなければならない地域へ引越したとしてもそのまま利用することができるのです。そして、日本国内にいなくても、インターネット環境さえ整っている場所であれば、海外からもFAXを受信することが可能となります。

他にも、インターネットFAXでは、画像をデータのままでFAXの送受信を行うことができるため、その画像データを添付ファイルとして受取ったり、FAXの端末を利用することなく、文書として送受信することができるのもメリットとして挙げられます。このインターネットFAXのデータは、PDFファイルなどに変換することもできるので、スマートフォンでメールとして受信することもできますし、パソコンから出力することで、相手先が所有しているインターネットFAX対応端末へ送って印刷することも可能となります。インターネットFAXは、FAX端末同士のみのやりとりではないので、FAX端末がない場合であっても、メール感覚でやりとりを行うことができるようになります。

更に、企業のFAXには、ダイレクトメールなどがよく送られてきますが、これもインターネットFAXならば、不要と思った時点ですぐに消去することができるので、用紙を無駄遣いしてしまうことはありませんし、逆に、必要な文書のみを抜粋し、そこだけを印刷することも可能となります。余分な用紙を使わずに済むので、経費を抑えることができるだけでなく、環境問題にも貢献することができますよ。なお、この環境問題に関していえば、二酸化炭素・・・つまりCO2削減にも繋がります。実は、FAXの端末というのは、1台につきおよそ250kgのCO2を排出していると言われており、更に用紙を使用することで、およそ300kg以上のCO2を排出していることになります。CO2削減は、日本国内だけでなく、世界的にも問題となっている環境問題ですから、少しずつではあるものの十分に環境問題に取り組むことにも繋がります。

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